Comment aider votre équipe à se sentir à l'aise pour retourner au bureau

De nombreuses entreprises de la région EMEA rouvrent des bureaux qui ont été fermés pendant une grande partie de la pandémie, et certains depuis plus d'un an. Pour de nombreuses personnes, se réunir avec leurs collègues après une longue période à distance est une perspective agréable. De leur côté, les chefs d'entreprise et les responsables sont impatients de retourner dans des espaces de travail collaboratifs et de tirer le meilleur parti de la technologie et des installations sur site. Cependant, certaines personnes appréhendent ce moment. La sensibilisation à l'hygiène et aux risques d'infection est plus importante à la suite de la pandémie et face à l'incertitude de l'avenir.

Des études ont démontré que la réduction de l'anxiété ou de la peur parmi les employés est le deuxième défi le plus important auquel sont confrontés les cadres supérieurs et les spécialistes RH (29 %), après la mise en œuvre de pratiques en matière de santé et de sécurité (36 %)¹. Il est donc essentiel que les entreprises veillent à ce que les employés aient l'esprit tranquille dans leur vie professionnelle afin qu'ils puissent travailler ensemble de manière productive, sûre et sécurisée. Que les employés reviennent à temps plein dans les bureaux de l'entreprise ou qu'ils soient en travail hybride, il peut être nécessaire de repenser les espaces de bureau et les processus de travail. Des solutions adaptées permettent de rendre cela possible.

Parfois ce sont les petits détails, comme les poignées de porte, les interrupteurs et les boutons d'ascenseur, qui peuvent susciter les plus grandes inquiétudes. En effet, ces points de contact courants dans un bureau classique peuvent propager des virus et des bactéries. Heureusement, les solutions telles que les systèmes d'entrée sans contact et les éclairages automatisés peuvent être relativement simples à mettre en œuvre. De même, les transports publics suscitent de l'anxiété : un sondage a révélé que 70 % des Londoniens ne se sentent pas à l'aise à l'idée de les emprunter², une inquiétude qui se reflète en partie par un boom du cyclisme dans les pays, dont l'Allemagne³. Cette inquiétude pourrait être apaisée par l'adoption d'un espace de rangement plus important pour les vélos.

Cependant, il est également important de ne pas négliger les autres points de contact du bureau, tels que les installations partagées comme les machines à thé et à café, les imprimantes et les scanners. Le personnel qui interagit physiquement avec ces appareils chaque jour peut être méfiant à l'idée de les toucher et un nettoyage plus régulier ou plus approfondi peut endommager la technologie qu'ils contiennent. Les films antimicrobiens et les revêtements constituent une solution simple. Lorsqu'ils sont appliqués aux points de contact courants, ils peuvent contribuer à empêcher la reproduction des virus et des bactéries, ce qui permet au personnel de s'assurer que les boutons, les poignées et les écrans tactiles sont hygiéniques au toucher. Le nouveau film antimicrobien de Canon contient des ions argent, répartis uniformément sur l'ensemble du film, qui empêchent la multiplication des bactéries et des virus. Il fonctionne toute la journée, pendant cinq ans maximum. Sa durée de vie est donc supérieure à celle d'une imprimante de bureau.

Un certain nombre d'entreprises envisagent d'apporter des changements plus importants à leurs bureaux. Certains cherchent à réduire l'espace au sol, à modifier l'agencement des bureaux, à établir de petits bureaux satellites, à consacrer plus d'espace aux espaces de travail partagés ou à mettre en place des politiques de partage de bureaux. Mais quelles que soient les adaptations, le personnel doit être sûr que les bureaux et les équipements peuvent être utilisés en toute sécurité.

Parallèlement, la gestion à distance de la technologie permet de réduire les contacts physiques avec les points de contact partagés. L'application Canon PRINT Business, par exemple, permet aux utilisateurs d'accéder aux imprimantes et de les utiliser où qu'ils se trouvent, réduisant ainsi le contact avec les périphériques partagés. L'application prend également en charge le traitement et la gestion des documents, ce qui permet d'améliorer la productivité et de faciliter la collaboration, où que le personnel se trouve.

Dans un espace de travail de plus en plus sans contact, avec des périphériques fonctionnant sur Internet, il est également essentiel de penser à la sécurité. Les utilisateurs doivent pouvoir partager, stocker, capturer et imprimer des documents et des informations en toute sécurité, et peuvent se méfier des risques liés à l'envoi d'informations sensibles via une connexion sans fil. Les solutions Canon utilisent un chiffrement de bout en bout pour protéger les informations en transit. Des mesures telles que la protection par mot de passe sont également adoptées pour s'assurer que les impressions ne sont réalisées que par les personnes autorisées. Les services de transformation numérique de Canon vous aident, par exemple, à réduire la quantité de papier qui est traitée ou transmise dans le bureau en introduisant des solutions de centres de courrier numérique qui distribuent les documents entrants par voie électronique.

Les inquiétudes en matière de sécurité s'étendent aux personnes travaillant à domicile, qui ont été une cible de choix pour les cybercriminels : 85 % des dirigeants d'entreprise ont déclaré avoir subi plus de cyberattaques au cours des deux premiers mois de la pandémie qu'avant⁴. Ces solutions de Canon sont conçues pour protéger les données et les informations, qu'elles soient imprimées ou partagées sur le cloud. En effet, l'avenir du travail est hybride. Même avant la pandémie, les gens étaient de plus en plus nombreux à travailler depuis différents endroits en fonction des jours (bureau de l'entreprise, à domicile ou dans un espace de travail partagé). Ce style de travail plus flexible devrait se développer encore davantage.

Certaines personnes, à la fois le personnel et leurs employeurs, peuvent s'inquiéter du passage d'un environnement de travail à l'autre et de l'impact qu'il pourrait avoir sur la productivité. Il est important de s'assurer que la transition entre l'espace de travail à distance et l'espace de travail physique est fluide, que les personnes peuvent toujours collaborer facilement avec des collègues qui ne se trouvent pas au même endroit et qu'elles disposent de tout ce dont elles ont besoin, où qu'elles se trouvent. Canon uniFLOW et uniFLOW Online ont été développés pour prendre en charge des flux d'informations et de documents fluides. Ces solutions logicielles peuvent également être intégrées à d'autres fonctions de sécurité, telles que les cartes d'identité sans contact pour entrer dans les bâtiments, afin de rendre l'expérience des employés sûre, confortable et productive.

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