8 façons d'imprimer en toute sécurité avec les imprimantes Canon

Les solutions d'impression sécurisée sont indispensables dans les environnements de travail modernes. La recherche de solutions de travail hybrides et mobiles plus pertinentes implique toujours plus de sécurité pour les réseaux et leurs périphériques connectés, notamment les imprimantes.

Pour imprimer des factures, copier des contrats ou numériser des documents sensibles, une imprimante tout en un joue un rôle clé dans le bureau. Le fait qu'elle soit accessible à plusieurs utilisateurs sur plusieurs sites offre un certain confort à l'entreprise, mais cela augmente également les risques de cybersécurité.

Comment produire des copies papier lorsque vous en avez besoin, tout en assurant la protection des informations confidentielles et, plus généralement, de la sécurité des données ?

Comme l'explique Zubair Rahim, spécialiste marketing produit chez Canon Europe, les dernières imprimantes Canon MAXIFY et PIXMA sont dotées d'une gamme de fonctions d'impression sécurisée. « Si vous utilisez l'une des imprimantes de la gamme MAXIFY GX, comme les modèles destinés aux bureaux à domicile GX4050 et GX3050 ou ceux destinés aux bureaux de petite taille GX5050, GX6050 et GX7050, vous bénéficierez non seulement d'un rendement élevé, mais également d'un haut niveau de sécurité d'impression », explique-t-il.

La conformité au RGPD et à d'autres réglementations sur la protection des données dans le monde entier signifie que les entreprises sont tenues de garantir la sécurité et la confidentialité des informations personnelles. Les imprimantes présentent une vulnérabilité potentielle à cet égard, avec le risque d'un accès non autorisé aux données confidentielles. Même si cela dépend davantage des processus que du matériel utilisé par une entreprise, plusieurs fonctions intégrées aux dernières imprimantes Canon améliorent la sécurité d'impression et réduisent le risque de violation des exigences de protection des données.

Ici, nous présentons les principales mesures que vous pouvez prendre pour garantir une impression sécurisée et protéger les documents sensibles.

• Sécurisez l'impression et la numérisation depuis et vers le Cloud via Cloud Link
• Définissez un mot de passe administrateur
• Profitez de toutes les possibilités offertes par l'interface utilisateur distante
• Surveillez le journal des tâches
• Renforcez la sécurité grâce aux mises à jour automatiques du micrologiciel
• Activez un rappel de retrait du document original
• Ajoutez un filigrane avec impression tampon/arrière-plan
• Sécurisez l'impression avec le chiffrement TLS 1.3

Il existe de nombreux risques associés à la conservation de données sensibles sur un ordinateur de bureau ou portable. L'appareil pourrait être volé ou piraté, et le matériel de stockage des données pourrait tomber en panne ou être corrompu. Le stockage de données et de documents dans le Cloud offre une protection supplémentaire et permet une impression et une numérisation sécurisées depuis et vers les services Cloud les plus populaires avec Canon PIXMA/MAXIFY Cloud Link.

« Vous pouvez accéder à Cloud Link depuis l'écran de l'imprimante, si celle-ci en est équipée, ou à l'aide de l'application Canon PRINT sur un smartphone », explique M. Zubair. « Les entreprises peuvent centraliser leurs documents au sein d'un compte partagé sur Google Drive™, Dropbox™, le service Evernote® et Microsoft OneDrive®. Il n'est donc pas nécessaire d'avoir plusieurs copies stockées en local. »

Google Classroom™ est désormais intégré à Cloud Link, ce qui permet aux enseignants et aux étudiants d'imprimer des documents partagés et de numériser directement vers un dossier Google Drive depuis l'imprimante.

Option simple et pratique, la définition d'un mot de passe administrateur permet de limiter l'accès non autorisé sur les imprimantes Canon MAXIFY et PIXMA en réseau. L'administrateur peut configurer jusqu'à 20 utilisateurs autorisés sur l'imprimante, chacun pouvant se voir attribuer un mot de passe individuel. Sans mot de passe, l'écran reste verrouillé. Ainsi, l'imprimante ne peut pas être utilisée ou ses paramètres ne peuvent pas été modifiés par une personne se trouvant à proximité de l'imprimante. « Il s'agit d'une fonction de sécurité particulièrement utile pour les imprimantes situées dans un espace public », souligne M. Zubair. « Cela signifie que vous pouvez configurer tous les paramètres Wi-Fi et LAN et les verrouiller avec le mot de passe administrateur.

Vous pouvez également contrôler ce que les utilisateurs autorisés ont le droit de faire. Vous pouvez limiter la copie au noir et blanc, par exemple, ou restreindre les fonctions de numérisation telles que la numérisation vers une clé USB (le cas échéant) ou l'accès au Cloud depuis l'écran de l'imprimante. »

En plus d'activer les fonctions d'impression sécurisée directement sur l'imprimante, il est possible de gérer le périphérique et les utilisateurs à distance à l'aide de l'interface utilisateur distante de Canon.

L'interface utilisateur distante est accessible directement via un navigateur Web ou l'application Canon PRINT. Cette interface vous permet de configurer les paramètres de l'imprimante, d'exécuter des tâches de maintenance et, plus important, de modifier les mots de passe, de restreindre l'accès et de configurer les protocoles d'authentification de sécurité de l'imprimante.

« Tous ces protocoles peuvent être gérés sur l'interface utilisateur distante », ajoute M. Zubair. « Les paramètres AirPrint et Bonjour, ainsi que la façon dont les utilisateurs peuvent accéder à une imprimante, peuvent également être modifiés. Cela peut être utile si vous vous trouvez dans un site fixe, que ce soit au bureau ou à la maison, et que vous souhaitez que seuls les utilisateurs de ce site utilisent cette imprimante. Vous pouvez restreindre l'accès IP et autoriser uniquement les adresses IP que vous connaissez et auxquelles vous avez confiance à se connecter au périphérique. »

Si vous êtes l'administrateur ou l'utilisateur principal d'une imprimante et que vous pensez qu'une personne fait une mauvaise utilisation du périphérique ou y accède alors qu'elle n'y est pas autorisée, vous pouvez l'identifier à l'aide du journal des tâches de l'imprimante.

« Il s'agit d'un historique simple des tâches d'impression, qui vous permet de suivre tout comportement d'impression inhabituel », explique M. Zubair. « Ainsi, si le nombre de tâches d'impression est inhabituel, ou si celles-ci ont lieu à des moments où vous savez que personne n'était censé utiliser l'imprimante (si vous avez configuré un mot de passe administrateur), vous pouvez accéder à l'écran de connexion des tâches des imprimantes qui en sont équipées. »

La mise à jour du micrologiciel sur un smartphone, une tablette ou un ordinateur fait partie intégrante de la vie moderne, et diverses mises à jour sont parfois disponibles pour les imprimantes.

Auparavant, vous deviez suivre les invites à l'écran pour installer la dernière version du micrologiciel ou vérifier la version du micrologiciel de l'imprimante directement sur celle-ci. Vous pouviez également mettre à jour la version manuellement à l'aide de l'interface utilisateur distante ou en consultant le site d'assistance Canon pour voir si une nouvelle version a été publiée.

« Aujourd'hui, certaines des dernières imprimantes, telles que la Canon MAXIFY GX3050 et la Canon MAXIFY GX4050, disposent de mises à jour automatiques du micrologiciel », souligne M. Zubair. « Ainsi, vous avez la certitude que les dernières mises à jour sont bien installées. »

Vous devez impérativement prendre en compte la protection des informations sensibles lorsque vous utilisez la fonction de numérisation ou de copie d'une imprimante tout en un. Par exemple, on peut facilement laisser par inadvertance sur la vitre un document qu'une personne non autorisée pourrait retrouver par la suite.

Pour résoudre ce problème, de nombreuses nouvelles imprimantes multifonctions Canon offrent désormais la possibilité de définir un rappel vous invitant à retirer le document original.

« Lorsque cette fonction est activée », explique M. Zubair, « l'imprimante affiche une invite à l'écran et émet, une minute environ après la numérisation ou la copie, un rappel audio pour vous informer que vous avez laissé le document sur la vitre. »

Si vous imprimez des documents confidentiels, la fonction d'impression tampon/arrière-plan des gammes d'imprimantes Canon PIXMA et MAXIFY renforce la sécurité.

« Cela revient à appliquer un filigrane au document », déclare M. Zubair. « La fonction de tampon vous permet d'imprimer du texte très clair ou un tampon bitmap derrière les données du document. Vous pouvez choisir une date, une heure ou un nom d'utilisateur, par exemple, ce qui vous permet de mettre en évidence la nature sensible du document, et de suivre et tracer toutes les copies manquantes. »

La dernière version du protocole de chiffrement TLS (Transport Layer Security) est plus rapide et offre une sécurité améliorée lorsque vous connectez une imprimante et un routeur. Canon a ajouté la prise en charge de TLS 1.3 dans les modèles Canon MAXIFY GX4050 et GX3050.

« La version précédente, TLS 1.2, est toujours sécurisée et est le protocole de chiffrement le plus populaire sur les réseaux », affirme M. Zubair. « Toutefois, nous avons décidé de passer à la version TLS 1.3 sur nos périphériques pour nous assurer qu'ils prennent en charge le meilleur chiffrement existant pour les appareils modernes.

Contrairement à de nombreuses fonctions d'impression sécurisée que nous avons ajoutées dans nos modèles MAXIFY et PIXMA, certaines fonctionnalités sont passées inaperçues chez certains utilisateurs. Il s'agit notamment du chiffrement TLS 1.3 pour la protection des données et de la prise en charge de WPA3, qui offre des améliorations en matière de connectivité et de protection du réseau contre les risques de sécurité tels que l'écoute clandestine et l'usurpation d'identité. Cependant, nous avons ajouté ces fonctions en arrière-plan pour garantir une impression plus sécurisée. »

En ces temps de connexion permanente, il est important de s'assurer que les informations sensibles sont protégées. Les fonctions et fonctionnalités de sécurité des imprimantes Canon peuvent vous aider à garantir une impression aussi sécurisée que possible et la sécurité des informations contenues dans vos documents imprimés.



Rédigé par Marcus Hawkins