UWV (pour « Uitvoeringsinstituut Werknedemersverzekeringen », l'Institut de gestion des assurances sociales pour les salariés) est l'organisation publique des Pays-Bas responsable de la mise en œuvre des régimes d'assurance professionnelle et de la fourniture de services de sécurité sociale.
Sa vocation première est d'aider les personnes sur le marché du travail, qu'il s'agisse de les accompagner dans leur recherche d'emploi, de leur offrir des services de réintégration ou de leur proposer des prestations lorsque l'emploi n'est pas possible.
UWV, qui dispose d'un centre d'impression interne dédié à la gestion de toutes ses communications client sortantes, imprime environ 2,5 millions de pages A4 par mois.
Malgré l'importance croissante des communications numériques, les supports imprimés demeurent essentiels aux opérations d'UWV. De nombreux clients préfèrent encore les communications imprimées, peuvent disposer d'un accès limité aux technologies numériques ou peuvent faire face à des barrières linguistiques.
UWV s'associe à Canon pour transformer ses communications client
Découvrez comment Canon a aidé l'organisme gouvernemental néerlandais UWV à revoir ses communications client en passant de l'impression noir et blanc à l'impression couleur, ce qui a permis de renforcer l'engagement tout en réduisant les coûts et l'impact sur l'environnement.
Regardez la vidéo : étude de cas UWV et Canon
Hans Kop, responsable d'équipe, Centre d'impression, UWV, nous parle du partenariat d'UWV avec Canon et de la façon dont la technologie de Canon a contribué à transformer les opérations d'impression d'UWV.
Les objectifs clés d'UWV pour ce partenariat
Objectif n° 1 : améliorer l'engagement grâce à de meilleures communications client
UWV devait communiquer plus efficacement avec un public diversifié, notamment avec de nombreux locuteurs néerlandais non natifs et des citoyens aux niveaux d'alphabétisation variables.
L'organisation cherchait à améliorer la clarté et l'accessibilité de ses communications par le biais d'éléments visuels et de couleurs plus riches, en particulier pour les destinataires peu à l'aise en néerlandais, ainsi qu'avec des codes QR renvoyant à des contenus traduits.
Objectif n° 2 : adopter rapidement un flux de production couleur dynamique
Le passage de l'impression en noir et blanc sur papier à lettres pré-imprimé à un flux de production en couleur sur papier blanc ordinaire représentait un défi majeur.
Cela nécessitait la refonte de nombreux modèles initialement formatés pour convenir à l'impression bord à bord, ce qui devait prendre entre deux et trois ans selon les estimations.
Objectif n° 3 : réduire les coûts et l'impact sur l'environnement
UWV souhaitait réduire son empreinte environnementale en éliminant les déchets générés par la découpe du papier SRA4 requis pour la papeterie pré-imprimée.
En utilisant un flux de production papier A4 standard et en repensant les modèles, UWV souhaitait réduire à la fois ses coûts et son impact sur l'environnement. UWV était également à la recherche d'une solution qui soit à la fois économe en énergie et peu encombrante.
Pourquoi Canon ?
La relation entre UWV et Canon remonte à 2008, date à laquelle UWV a choisi Canon dans le cadre d'un appel d'offres européen. La proposition gagnante de Canon comprenait trois imprimantes monochromes varioPRINT 6250 et le logiciel Quadient Inspire pour gérer les modèles de documents. Ce logiciel est devenu la clé du processus de création de documents d'UWV, accélérant ainsi le traitement des modèles de communications client.
Après avoir constaté la fiabilité et les performances exceptionnelles des systèmes varioPRINT, qui sont restés opérationnels pendant une période impressionnante de dix ans, UWV a choisi de renforcer son partenariat avec Canon.
Lorsqu'il fut temps de moderniser sa technologie d'impression en 2022, UWV a décidé de passer de l'impression en noir et blanc sur papier à lettres pré-imprimé à l'impression couleur sur papier standard. Il a également investi dans cinq presses à toner couleur Canon imagePRESS V1000 équipées de contrôleurs PRISMAsync, ainsi qu'une imprimante colorWAVE T65 destinée aux impressions grand format.
« Pour améliorer nos capacités de communications client, nous avons investi dans cinq imprimantes couleur imagePRESS V1000. »
Une étroite coopération offrant des résultats optimaux
Après une évaluation minutieuse des options toner et jet d'encre disponibles sur le marché, et une évaluation approfondie menée conjointement avec Canon au Centre d'expérience client de Canon à Venlo, UWV a décidé que l'imprimante toner imagePRESS V1000 était la solution idoine des points de vue du volume, de l'encombrement et de la consommation énergétique.
L'imagePRESS V1000 compacte offre également une flexibilité exceptionnelle en matière de supports, une qualité d'image exceptionnelle et des performances fiables, ce qui en fait l'outil idéal pour l'environnement de production d'UWV.
Le flux de travail commence par la création de documents dans Canon PRISMAprepare et Quadient Inspire. La gestion des sorties est contrôlée par PRISMAproduction, qui automatise la conversion des données, les tâches de prépresse et les processus de production d'impressions. PRISMAproduction offre un contrôle complet de toutes les applications et dirige les travaux d'impression vers chacune des cinq imprimantes couleur imagePRESS V1000 avec leurs contrôleurs PRISMAsync.
Au départ, certains formulaires préimprimés basés sur les modèles d'origine devaient être imprimés avec un fond perdu sur du papier SRA4 de taille supérieure, nécessitant de le rogner. D'après les premières estimations, ce processus de refonte des modèles allait prendre deux à trois ans. Travaillant en étroite collaboration avec Canon, UWV a réussi à reconcevoir les modèles dans un délai d'environ cinq mois.
« Je peux facilement contacter les employés de Canon, que ma demande soit de nature commerciale ou technique. Nous avons également établi de bons accords du point de vue de la maintenance préventive. Nous bénéficions ainsi d'opérations d'entretien à des moments définis par nos soins plutôt que d'interventions d'entretien inattendues. »
Avantages du partenariat entre UWV et Canon
La transition d'UWV vers la technologie de toner couleur Canon a apporté des avantages considérables dans de nombreux domaines.
Amélioration de l'efficacité des communications
L'impression couleur a nettement amélioré la compréhension des communications d'UWV et l'engagement vis-à-vis de celles-ci.
Les éléments visuels et les codes QR permettent désormais aux locuteurs non néerlandais d'accéder aux informations dans leur langue maternelle, ce qui rend les communications accessibles à tous les citoyens, en particulier ceux qui ne maîtrisent pas bien la langue néerlandaise.
Fiabilité et efficacité opérationnelle
Les cinq configurations imagePRESS V1000 identiques d'UWV peuvent imprimer environ 500 pages par minute, ce qui lui permet de gérer ses volume quotidien de 144.000 impressions dans un délai de production de 5 à 6 heures.
Le programme de maintenance préventive de Canon a considérablement réduit les temps d'arrêt imprévus, ce qui permet à UWV de maintenir ses calendriers de production sans interruption.
Intégration rationalisée des flux de production
L'ensemble de la solution, de la création de fichiers avec PRISMAprepare et de la gestion des modèles avec Inspire à la gestion des sorties de PRISMAproduction et à la surveillance de PRISMAremote Manager, offre un flux de travail simplifié de bout en bout.
Cette intégration permet à UWV de gérer efficacement l'ensemble du processus de production, garantissant ainsi la cohérence et la qualité de toutes les communications.
Réduction de l'impact sur l'environnement
L'abandon du papier à lettres pré-imprimé au profit du papier A4 standard s'est traduit par d'importantes économies, car le papier A4 est moins cher que le papier SRA4 spécialisé.
En outre, en éliminant le processus de découpe auparavant requis pour le papier surdimensionné, UWV a réduit ses déchets de papier de plus de 15 %, en accord avec ses objectifs de développement durable.
Un partenariat tourné vers l'avenir
Grâce à sa collaboration avec Canon, UWV est en mesure de faire évoluer en permanence sa stratégie de communication client.
Alors que sa transition entre le papier à lettres pré-imprimé et l'impression couleur entièrement numérique se poursuit, UWV peut continuer à améliorer ses communications en proposant des contenus encore plus personnalisés et visuellement attrayants.
Un service et une assistance complets
Tout au long de l'installation de la solution et depuis celle-ci, l'assistance fournie par Canon n'a eu de cesse d'impressionner UWV.
Le contrat de service sur site en quatre heures garantit une réponse rapide à tous les problèmes, tandis que les sessions hebdomadaires de maintenance préventive minimisent les interruptions inattendues. Ce modèle de service s'est révélé particulièrement utile pour l'environnement de production de gros volumes d'UWV.
« UWV et Canon sont partenaires dans les communications couleur. » – Hans Kop
Tourné vers l'avenir, UWV continue de se concentrer sur l'optimisation de ses communications client, avec le soutien de Canon associé à son engagement continu en matière d'innovation technologique et de réussite client. Alors que l'évolution des services gouvernementaux se poursuit, la capacité à fournir des communications imprimées claires, accessibles et attrayantes reste essentielle, et le partenariat qu'UWV a établi avec Canon lui confère un positionnement stratégique pour répondre à ces attentes.
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